اتوماسیون فرایند کسب و کار در SharePoint

داشتن فرایندهای کسب و کار قوی، کلید موفقیت شرکت شما است. با این حال، مدیریت آن‌ها نیاز به زمان و پول زیادی دارد. کارمندانی که وظایف روزمره مانند ورود اطلاعات به سیستم را انجام می‌دهند، کاری را که به صورت مستقیم به حمایت از بهره‌وری کمک می‌کند، انجام نمی‌دهند. آن‌ها همچنین ممکن است اشتباهات زیان بار و زمان‌بر داشته باشند. اتوماسیون فرایند کسب و کار SharePoint  می‌تواند به شما در مورد این موضوع کمک کند.

  با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت می‌توانید از چندین مزیت بهره‌مند شوید:

کاهش هزینه‌ها

با صرفه‌جویی در زمان کارکنان، اتوماسیون هزینه‌های شما را نیز کاهش می‌دهد. کارکنانی که زمان زیادی را برای مدیریت عملیات داخلی صرف می‌کردند، می‌توانند وظایف دیگری را انجام دهند. شما همچنین ممکن است بتوانید جلوی اضافه شدن کارمند جدید را بگیرید.

افزایش بهره‌وری

با کم کردن خطاها، اتوماسیون سریعا کارایی فرایندهای شما را بهبود می‌بخشد. شما همچنین می‌توانید موانعی را در فرایند کار شناسایی کرده و آن‌ها را برطرف کنید.

افزایش پیشرفت قابل مشاهده

اتوماسیون، نظارت و بهترین روش‌ها را اجرا کرده و قابلیت‌های تحلیلی را ارائه می‌دهد که برای شما اطلاعاتی در مورد کارهایی که همه در حال انجام آن هستند، وظایفی که زمان بیشتری می‌برند و چیزهایی که برای تصمیم‌گیری هوشمندانه نیاز دارید، فراهم می‌کند.

ساده‌سازی مدیریت اسناد و داده‌ها

فرایندهای اتوماتیک به همه کمک می‌کنند تا اسناد، ارتباطات نوشتاری و غیره را پیگیری کنند. تمامی اسناد و داده‌های شما در یک مکان قرار داده می‌شوند، که نیاز به انتقال داده از یک سیستم به سیستم دیگر را کاهش می‌دهد.

بهبود استانداردها

هنگامی‌که فرایندهای اتوماتیک به درستی راه‌اندازی می‌شوند، اطمینان حاصل می‌شود که تنها افراد مجاز قادر به انجام تغییرات هستند، اطلاعات صحیح را در زمان مناسب به افراد مناسب ارسال می‌کنند، و ثبت می‌کنند که چه کسی از چه داده‌هایی استفاده می‌کند، که باعث بهبود انطباق قوانین می‌شود.

بهبود رضایت مشتری و کارمندان

هیچ کس از وظایف خسته‌کننده و تکراری لذت نمی‌برد، بنابراین کارمندانی که به کارهای جذاب‌تری منتقل می‌شوند، خوشحال‌تر هستند. همچنین، با بهبود دقت، محصول یا خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌شود.

در دنیای امروز، شما نمی‌توانید بدون اتوماسیون تعداد زیادی از فرایندهای روزمره را انجام دهید. این کار به کارمندان نیز کمک می‌کند به جای انجام وظایف روتین مانند ورود داده، از آموزش و مهارت‌های‌ خود استفاده کنند.

نمونه‌هایی از اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت

در حال حاضر، شما می‌دانید که اتوماسیون فرایند کسب‌وکار برای سازمان شما ضروری و  مهم است. آیا می‌دانید چه نوع اموری می‌توانند و باید اتوماتیک شوند؟ در ادامه چند مثال آورده شده است:

درخواست‌های تأیید

یک گردش کار در شیرپوینت برای درخواست‌های تأیید، تضمین می‌کند که هر درخواست به ترتیب صحیح به افراد مناسب ارسال شود. همچنین، داشتن قانونی که بر اساس آن درخواست‌های تأیید باید از طریق سیستم انجام شوند، به محافظت از شرکت و کارمندان شما در برابر کلاهبرداری‌های ایمیل تجاری (BEC) کمک می‌کند، جایی که کلاهبردار برای به دست آوردن اطلاعات یا پول، خود را به جای یک کارمند عالی رتبه جا می‌زند.

اتوماسیون گردش کار تأیید، از ارسال تأییدیه‌ها از طریق ایمیل‌های معمولی که به راحتی قابل جعل هستند، جلوگیری می‌کند.